Protection des données personnelles

POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES
 CLIENTS/CONTACTS/STAGIAIRES

Préambule :

Le règlement nᵒ 2016/679, dit Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), est un règlement du Parlement Européen et du Conseil de l’Union Européenne du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. Il fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Espace Sentein, soucieux de protéger la vie privée de ses clients, stagiaires et contacts, s’engage à respecter ce règlement et à l’appliquer, et définit sa propre politique de protection des données conformément à la réglementation en vigueur.

Cette politique a pour objet de définir les modalités, finalités de récolte et de conservation des données ainsi que les modalités selon lesquelles les personnes dont les données ont été collectées peuvent exercer leurs droits.

Pour une bonne compréhension de la présente politique, il est précisé :

– Client : désigne toute personne physique ou morale cliente d’Espace Sentein ;

– contact : désigne toute personne physique ou morale en relation avec Espace Sentein mais qui n’est pas client (prospects, partenaires, internautes…) ;

– Stagiaire : désigne toute personne physique inscrite ou ayant été inscrite à une action de formation proposée par Espace Sentein ;

– Responsable du traitement : désigne la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel. Au titre de la présente politique, le responsable du traitement est la société Espace SENTEIN, dont le siège social est situé au 400 rue Louis Pasteur – 34790 GRABELS ;

– Sous-traitant : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable de traitement. Il s’agit donc des prestataires avec lesquels Espace Sentein travaille et qui interviennent sur les données personnelles qu’il traite ;

– Personnes concernées : désigne les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement. Il s’agit, dans la présente, des clients, contacts et stagiaires.

– Destinataire : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel. Les destinataires peuvent donc être aussi bien des destinataires internes que des organismes extérieurs (prestataires de services support, etc.).

Le RGPD, dans son article 12, prévoit que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

1/ les principes en matière de traitement des données personnelles

Les traitements de données à caractère personnel effectués par Espace Sentein s’appuient sur les principes fondamentaux suivants :

– les traitements sont licites, loyaux et transparents ;

– les finalités de chaque traitement sont déterminées, explicites et légitimes ;

– les données collectées sont proportionnelles à la finalité du traitement ;

– les données collectées font l’objet de mesures de sécurité organisationnelles et techniques.

2/ La nature des données collectées

Définition d’une donnée à caractère personnel : Une donnée à caractère personnel est une information relative à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.

La société ESPACE SENTEIN collecte et traite principalement trois types de données :

– Des données relatives à ses contacts : ces données sont collectées soit par formulaires (demande de documentation, demande d’informations, demande d’admissibilité, demande de contact) sur son site internet (https://espace-sentein.fr), soit par coupon réponse (demande d’informations) lors des insertions publicitaires dans la presse. Les données personnelles collectées et traitées sont :

– Demande de documentation et d’informations : les nom, prénom, fonction, structure, adresse postale personnelle ou professionnelle, téléphone, courriel et tout autre information communiquée spontanément par le prospect si son contenu est pertinent et proportionnel au regard de la finalité du traitement ;

– Demande d’admissibilité : les noms, prénom, fonction, structure, adresse postale personnelle ou professionnelle, téléphone, courriel, études, diplômes et formations professionnelles, expériences professionnelles et tout autre information communiquée spontanément par le prospect si son contenu est pertinent et proportionnel au regard de la finalité du traitement ;

– Demande de contact : les nom, prénom, téléphone et tout autre information communiquée spontanément par le prospect si son contenu est pertinent et proportionnel au regard de la finalité du traitement.

– Des données relatives à ses clients : ces données concernent principalement les interlocuteurs du service formation, de la direction des ressources humaines, de la direction, de la direction générale. Les données personnelles collectées et traitées sont les nom, prénom, adresse postale, fonctions, numéro de téléphone personnel ou professionnel, courriel et toute autre information communiquée spontanément par le client si son contenu est pertinent et proportionnel au regard de la finalité du traitement.

– Des données relatives aux stagiaires de la formation professionnelle : ces données sont collectées soit auprès de l’employeur, soit auprès du stagiaire lui-même lors de l’inscription. Ces données sont : les nom, prénom, nom de jeune fille, date et lieu de naissance, adresse postale, numéro de téléphone privé et professionnel, adresse électronique privée ou professionnelle, fonction, date d’entrée dans la fonction, statut (cadre, non cadre, non salarié), ancienneté dans le statut cadre, situation à l’entrée en formation, carte identité, attestation employeur, et tout autre information communiquée spontanément par le stagiaire si son contenu est pertinent et proportionnel au regard de la finalité du traitement.

La collecte des données du stagiaire auprès de l’employeur répond à l’obligation légale de formation des employeurs vis-à-vis de leurs salariés telle que prévue à l’article L.6321-1 du Code du travail.

La collecte des données auprès du stagiaire lui-même répond à l’obligation légale visée au paragraphe précédent ou à l’exécution d’une action de formation professionnelle telle que prévue à l’article L.6313-1 du Code du travail.Les données collectées sont alors nécessaires à la réalisation de l’action.

La société Espace Sentein est également amenée à collecter des informations sur d’éventuelles situations de handicap afin de prévoir les adaptations nécessaire au déroulement de la formation.

3/ Les finalités et les bases légales de la collecte et des traitements des données personnelles

En application de l’article 13 du règlement européen 2016/679/UE du 27 avril 2016 sur la protection des données à caractère personnel, Espace Sentein collecte des informations personnelles auprès des différentes parties prenantes (contacts, clients, stagiaires) et utilise ces données collectées pour satisfaire les finalités suivantes :

– Les données recueillies auprès de ses contacts ont pour finalité de répondre aux demandes de documentation ou d’information au sujet des formations proposées par Espace Sentein, de vérifier le niveau de connaissances requis nécessaire à une éventuelle entrée en formation, de prendre contact pour discuter du projet de formation et si le contact y consent, de prospection commerciale.
Base légale : ce traitement de données personnelles est fondé sur le consentement de la personne concernée (articles 6, paragraphe 1, point a) du RGPD). La demande de données à un caractère précontractuel. La personne concernée n’est pas tenue de fournir ces données. Si la personne concernée ne fournit pas les données ou retire son consentement au traitement des données, Espace Sentein ne pourra pas traiter sa demande et elle ne pourra pas recevoir ses offres de formation et ses évènements (colloques, matinales).

– Les données recueillies auprès de ses clients ont pour finalité la mise en place et la réalisation des actions de formation professionnelle au profit des salariés. Les données peuvent également être utilisées à des fins de statistiques internes et d’études marketing et si le client y consent, à des fins de prospection commerciale.
Base légale : ce traitement de données personnelles est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie prenante (articles 6, paragraphe 1, point b) du RGPD. La demande de données a un caractère contractuel. La personne concernée est tenue de fournir ses données si elle souhaite bénéficier des actions de formation proposées par Espace Sentein. Si la personne concernée ne fournit pas les données, elle ne pourra pas devenir cliente et ne pourra pas bénéficier des actions de formation proposées par Espace Sentein.

Les données recueillies auprès de ses stagiaires ont pour finalité :

– de satisfaire aux obligations légales d’Espace Sentein notamment de vérifier, avant toute inscription définitive au sein d’une action de formation, que le stagiaire dispose bien du niveau de connaissances requis, de procéder à l’établissement et au contrôle des documents contractuels permettant de finaliser l’inscription définitive du stagiaire, de mettre en place les dispositifs de suivi technique, financier, administratif et pédagogique permettant la réalisation du parcours de formation du stagiaire et nécessaires au respect de ses obligations de justification de la réalisation des actions de formation.
Base légale : ce traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable de traitement est soumis (article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD) ;

– de répondre aux exigences de France Compétences, en procédant à la réalisation d’enquêtes sollicitées par cette institution nationale, dans le cadre du suivi des différentes promotions des titulaires des certifications.
Base légale : ce traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable de traitement (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD) ;

– de permettre à Espace Sentein de tenir informés ses stagiaires, qui y ont consenti, de son offre de formation et des manifestations (colloques, matinales) qu’il organise.
Base légale : ce traitement de données personnelles est fondé sur le consentement de la personne concernée (article 6, paragraphe 1, point A) du RGPD). La personne concernée n’est pas tenue de fournir ces données. Si la personne concernée ne fournit pas les données ou retire son consentement au traitement des données, Espace Sentein ne pourra pas envoyer son offre de formation ni ses manifestations (colloques, matinales).

4/ Les destinataires des données personnelles

L’accès aux données personnelles est strictement limité au personnel administratif, comptable, logistique et commercial d’Espace Sentein, aux partenaires certificateurs (AFNOR, Université Lille), à nos formateurs, aux organismes financeurs, aux autorités de contrôle dûment habilitées par les dispositions légales et règlementaires en vigueur, à France Compétences et le cas échéant, à nos sous-traitants.

Les sous-traitants sont soumis à une obligation de confidentialité et doivent impérativement utiliser les données en conformité avec les dispositions contractuelles d’Espace Sentein et la législation applicable. En dehors des cas énoncés ci-dessus, Espace Sentein s’engage à ne pas vendre, louer, céder ni donner accès aux données personnelles des prospects, clients et stagiaires sans leur consentement préalable, à moins qu’Espace Sentein y soit contraint en raison d’un motif légitime.

5/ La durée de conservation des données

Les données personnelles collectées, auprès des stagiaires, clients et prospects, et traitées par Espace Sentein sont conservées pendant la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies par chaque traitement et/ou conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables à chaque traitement.

Les durées de conservation varient en fonction de la nature des données et de la finalité du traitement.

Une fois les finalités de traitement atteintes, dans la limite des contraintes techniques, Espace Sentein s’engage à anonymiser et/ou à supprimer les données personnelles.

6/ Les mesures de sécurité

Les données personnelles collectées et traitées par Espace Sentein sont enregistrées dans un fichier informatisé par le personnel des services administratif et commercial et pendant toute leur durée de conservation, Espace Sentein met en place tous les moyens aptes à assurer la confidentialité et la sécurité des données personnelles, de manière à empêcher leur endommagement, effacement ou accès à des tiers non autorisés.

Parmi ces moyens figurent notamment :

– la sécurité des locaux, la sécurité du réseau et du serveur,
– la sécurité des postes de travail,
– la sécurité des sauvegardes et des échanges de données,
– la gestion de l’authentification et des habilitations,
– la journalisation et l’archivage des logs.

Espace Sentein a mis en place une procédure de notification de violation de données personnelles dans laquelle est prévue la notification à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et aux personnes concernées si cette violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et les libertés de la personne. Les registres des violations de données et des incidents de sécurité sont tenus par Espace Sentein.

7/ Les modalités d’exercice des droits liés à la protection des données

Conformément à la loi « informatique et libertés » du 06 janvier 1978 modifiée et au Règlement européen n°2016/679/UE du 27 avril 2016, chacun bénéficie d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité et d’effacement ou encore de limitation de traitement. Chacun peut également, pour des motifs légitimes, s’opposer au traitement de ses données personnelles.

7.1 – Un droit d’accès : Les personnes concernées disposent d’un droit de demander à Espace Sentein la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées. Ils disposent également d’un droit d’accès à leurs données avec la possibilité de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement à Espace Sentein. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, Espace Sentein pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les personnes concernées.

Si les personnes concernées présentent leur demande de copie par :
voie électronique, les données seront alors envoyées par voie électronique, sauf demande contraire ;

Voie postale, les données seront transmises par lettre recommandée avec accusé de réception.

Les personnes concernées sont informées que ce droit d’accès ne doit pas être exercé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser Espace Sentein.

7.2 – Un droit de rectification : les personnes concernées ont la possibilité de demander la correction, la mise à jour ou la modification de leurs données qui ne sont plus exactes ou incomplètes à Espace Sentein.

7.3 – Un droit d’effacement : les personnes concernées pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas suivants :

– lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;

– lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;

– lorsque la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Espace Sentein et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;

– lorsque la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection ;

– lorsque les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

En revanche, les personnes concernées ne pourront pas demander à exercer leur droit à l’effacement sur des traitements qui ont été mis en place pour répondre à une obligation légale ou intérêt légitime.

7.4 – Un droit à la limitation : les personnes concernées ont la possibilité de contester l’exactitude des données utilisées par Espace Sentein ou de d’opposer au traitement de leurs données, la loi autorise Espace Sentein à procéder à une vérification ou à examen de la demande pendant un certain délai. Pendant ce délai, les personnes concernées ont la possibilité de demander à Espace Sentein de geler l’utilisation de leurs données.

7.5 – Un droit à la portabilité : les personnes concernées ont la possibilité de demander la restitution de leurs données à caractère personnel, sous un format structuré et lisible par une machine, aux fins de les utiliser eux-mêmes ou de les transmettre à un autre responsable de traitement.

7.6 – Un droit d’opposition : les personnes concernées ont la possibilité de s’opposer à la continuation d’un traitement.

7.7 – Un droit post mortem / droit à l’oubli : les personnes concernées disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem.

L’ensemble des droits mentionnés précédemment sont des droits de nature individuelle qui ne peuvent être exercés que par les personnes concernées et c’est la raison pour laquelle Espace Sentein vérifiera l’identité de la personne concernée.

Par conséquent, sous réserve d’un justificatif d’identité valide, les personnes concernées peuvent exercer leur droit en contactant Catherine RIBLET – Directrice administrative et financière et responsable des traitements : catherine.riblet@espace-sentein.fr – Tél : 04 67 63 11 11.

8/ Les sous-traitants

Les personnes concernées sont informées qu’Espace Sentein peut faire appel à des sous-traitants qu’il aura choisis dans le cadre du traitement des données à caractère personnel. A ce titre, Espace Sentein s’assurera, que les sous-traitants respectent leurs obligations prévues par le RGPD et qu’ils présentent les garanties suffisantes notamment en termes de fiabilité, de ressources et de connaissances spécialisées.

Espace Sentein s’engage à mettre en place avec les sous-traitants, un contrat écrit reprenant les exigences posées par l’article 28 du RGPD et se réserve le droit de procéder à des audits chez ses sous-traitants de manière à vérifier que les dispositions du RGPD sont bien respectées.

9/ Le registre des traitements

Au titre de l’article 30 du RGPD, Espace Sentein tient à jour un registre des traitements. C’est un document de recensement et d’analyse qui reflète la réalité des traitements des données personnelles et qui permet d’identifier : les parties prenantes dans le traitement de ces données, les catégories de données traitées, la destination  et l’accès à ces données, le temps de conservation et les moyens de sécurité mis en place.

Ce document est à usage interne et n’est pas destiné à être rendu public.

10/ Le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Les personnes concernées par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informées de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, s’ils estiment que le traitement de données à caractère personnel les concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

Cnil – Service des plaintes
3, place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22

11/ La gestion des cookies

Les cookies sont des petits fichiers textes, souvent cryptés, stockés dans le navigateur internet. Lors de la visite d’un site Web, ce dernier envoie des informations au navigateur qui crée alors un fichier texte sur le terminal de réception (PC, téléphone, tablette ou tout autre appareil), et qui contient des informations de visite sur ledit site. Les cookies sont nécessaires pour faciliter la navigation et la rendre plus conviviale, et ils n’endommagent pas l’ordinateur.

Le site internet d’Espace Sentein utilise des « cookies » de plusieurs types qui peuvent être installés sur le terminal de réception de l’internaute afin de rendre la navigation la plus simple possible et suivre les performances des activités marketing d’Espace Sentein.

11.1 – Les cookies techniques

Les cookies techniques servent des finalités techniques pour faciliter la navigation sur le site d’Espace Sentein. Par exemple, enregistrer le type et la version du navigateur de l’internaute, les dates et heures de visite, les identifiants de connexion, le choix de la langue, etc. Ainsi, lors des prochaines connexions, il n’est plus nécessaire de saisir, une nouvelle fois, certaines de ces informations.

Nom

Expiration

Fournisseur

Finalité

Type

_cfduid

12 mois

zdassets.com

zopim.com

Cookie associé aux sites utilisant CloudFlare, utilisé pour accélérer les temps de chargement des pages. Il ne contient aucune information d’identification d’utilisateur.

HTTP

ServerID

Expire fin de session

espace-sentein.fr

Cookie de l’hébergeur OVH, utilisé afin d’identifier le serveur sur lequel la requête de l’utilisateur est exécutée

HTTP

Awsalb

6 jours

zopin.com

Cookie utilisé pour gérer les accès au site et les sessions des utilisateurs

HTTP

11.2 – Les cookies de mesure d’audience

Les cookies de mesure d’audience permettent d’établir des statistiques de fréquentation, évaluer l’ergonomie du site mais également de détecter des problèmes de navigation dans le site ou encore d’organiser certains contenus.

Nom

Expiration

Fournisseur

Finalité

Type

_utm.gif

Session

Google-analytics.com

Cookie utilisé pour déterminer quel type d’appareil ou de navigateur l’utilisateur utilise. Cela permet au site d’être formaté en conséquence.

PIXEL

_utma

2 ans

espace-sentein.fr

Cookie utilisé pour recueillir des données sur le nombre de fois qu’un utilisateur a visité le site web ainsi que les dates de la première et de la plus récente visite. Utilisé par Google Analytics

HTTP

_utmb

1 jour

espace-sentein.fr

Cookie utilisé pour enregistrer un horodatage du moment exact de l’accès au site par l’utilisateur. Utilisé par Google Analytics pour calculer la durée d’une visite d’un site web.

HTTP

_utmc

Session

espace-sentein.fr

Cookie utilisé pour enregistrer un horodatage exact de la sortie du site par l’utilisateur. Utilisé par Google Analytics pour calculer la durée d’une visite d’un site web.

HTTP

_utmt

1 jour

espace-sentein.fr

Cookie utilisé pour ralentir la vitesse des requêtes envoyées au serveur.

HTTP

_utmz

6 mois

espace-sentein.fr

Cookie utilisé pour recueillir des données sur la provenance de l’utilisateur, le moteur de recherche, le lien cliqué et le critère de recherche utilisés. Utilisé par Google Analytics.

HTTP

_at.hist

Persistent

espace-sentein.fr

Cookie utilisé par la plateforme de partage social AddThis pour stocker l’historique d’utilisation du widget de partage AddThis de l’utilisateur.

HTML

11.3 – Les cookies marketing

Les cookies marketing sont utilisés pour effectuer le suivi des visiteurs au travers des sites Web. Le but est d’afficher des publicités qui sont pertinentes et intéressantes pour l’utilisateur individuel et donc plus précieuses pour les éditeurs et annonceurs tiers.

Nom

Expiration

Fournisseur

Finalité

Type

_atuvc

13 mois

espace-sentein.fr

Cookie utilisé pour mettre à jour le compteur des fonctionnalités de partage social d’un site web.

HTTP

_atuvs

1 jour

espace-sentein.fr

Cookie utilisé pour assurer que le compteur mis à jour est affiché à l’utilisateur si une page est partagée avec le service de partage social, AddThis

HTTP

_zicmid

1 an

espace-sentein.fr

Cookie utilisé pour conserver la configuration des paramètres des utilisateurs à travers les demandes de page.

HTTP

_at.cww

Persistent

espace-sentein.fr

Cookie utilisé par la plateforme de partage AddThis

HTTP

ads/ga-audiences

Session

google.com

Cookie utilisé par Google Analytics pour déterminer le type d’audience du trafic web.

PIXEL

_at.rand

Persistent

 

Cookie utilisé par la plateforme de partage AddThis.

 

loc

13 mois

addthis.com

Cookie utilisé pour aider les fournisseurs à déterminer comment les utilisateurs qui partagent des informations sont géographiquement situés (au niveau de l’État) (géolocalisation)

HTTP

uvc

13 mois

addthis.com

Cookie utilisé pour détecter la fréquence à laquelle le service de partage AddThis rencontre le même utilisateur

HTTP

xtc

13 mois

addthis.com

Cookie utilisé pour enregistrer le partage du contenu sur les réseaux sociaux par l’utilisateur

HTTP

_gac_ua

3 mois

espace-sentein.fr

Cookie utilisé pour stocker des informations sur les campagnes publicitaires de Google Adwords pour montrer aux utilisateurs des annonces ciblées.

HTTP

11.4 – La gestion des préférences et le paramétrage des navigateurs

Espace Sentein recueille le consentement de l’utilisateur, à partir d’un bandeau, avant tout enregistrement de cookies sur son terminal de réception (ordinateur, smartphone, tablette, etc). La prise en compte de la préférence de l’utilisateur est enregistrée dans un cookie.

À tout moment, l’utilisateur a la faculté de configurer son navigateur pour accepter ou refuser l’enregistrement des cookies. La plupart des navigateurs sont paramétrés, par défaut, pour accepter l’installation de cookies. Compte tenu de la diversité des navigateurs, il est souhaitable que l’utilisateur prenne connaissance de la procédure de modification de sa configuration en consultant la section aide du navigateur. Cependant, habituellement, les réglages sont disponibles dans le menu « Options » ou « préférences » du navigateur quel que soit le terminal de réception (ordinateur, smartphone, tablette, etc).

Espace Sentein attire l’attention de l’utilisateur sur le fait qu’une désactivation globale des cookies aurait pour effet d’empêcher l’utilisation ou l’accès à certaines fonctionnalités de son site internet.

Le menu d’aide du navigateur permet d’accéder à la procédure à suivre pour gérer les préférences en matière de cookies, et est accessible aux adresses suivantes :
Pour Internet Explorer™ :
http://windows.microsoft.com/fr-FR/windows-vista/Block-or-allow-cookies
Pour Safari™ :

http://docs.info.apple.com/article.html?path=Safari/3.0/fr/9277.html
Pour Chrome™ :

http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=fr&hlrm=en&answer=95647
Pour Firefox™ :

http://support.mozilla.org/fr/kb/Activer%20et%20d%C3%A9sactiver%20les%20cookies
Pour Opera™ :

http://help.opera.com/Windows/10.20/fr/cookies.html

12/ Évolution de la présente politique

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des personnes concernées par tout moyen choisi par Espace Sentein y compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).